Asiakasportaalin tietosuojaseloste

SP Hygiene Innovations Oy

Päivitetty 10.11.2026

Tässä selosteessa kerrotaan, miten SP Hygiene Innovations Oy käsittelee yritys- ja organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilöiden ja käyttäjien henkilötietoja asiakasportaalissa. Seloste koskee portaalin käyttöä, tilaamista ja portaalin kautta tapahtuvaa yhteydenpitoa.

1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

SP Hygiene Innovations Oy Y-tunnus 1917016-5 Terveystie 14, 15860 Hollola Tietosuoja-asiat ja tietojen korjauspyynnöt: info@sphi.fi

2 Käsiteltävät tiedot

Palvelussa käsitellään yrityksen tai organisaation nimeä, Y-tunnusta, asiakas- ja toimitustietoja, ilmoitettuja yhteystietoja sekä sopimukseen ja hinnoitteluun liittyviä tietoja. Nämä tiedot voivat olla henkilötietoja siltä osin kuin ne liittyvät tunnistettavissa olevaan henkilöön, esimerkiksi yksityiseen elinkeinonharjoittajaan.

Yhteyshenkilöltä pyydetään etunimi ja sukunimi. Yhteydenpitoon käytetään asiakkaan ilmoittamaa yrityksen tai organisaation sähköpostiosoitetta ja tarvittaessa puhelinnumeroa. Henkilöön yhdistettävä työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero ovat myös henkilötietoja. Henkilötunnusta tai yksityiselämää koskevia tietoja ei pyydetä.

Lisäksi käsitellään käyttäjätunnusta, salasanan suojattua tiivistettä, käyttöoikeuksia, käyttöönottoon ja ehtojen hyväksymiseen liittyviä tietoja sekä tilauksia, yhteydenottoja ja niiden ajankohtia. Palvelun toiminnan ja turvallisuuden vuoksi voidaan käsitellä istunto- ja lokitietoja, kuten IP-osoitetta, kirjautumistapahtumia ja käyttöoikeuksien muutoksia.

3 Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Tietoja käytetään asiakkuuden ja yhteydenpidon hoitamiseen, sopimustuotteiden ja hintojen esittämiseen, tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen sekä tarjouspyyntöjen, vikailmoitusten, käyttöturvallisuustiedotepyyntöjen ja palautteiden käsittelyyn. Käyttäjätiliä ja teknisiä tietoja käytetään myös turvalliseen kirjautumiseen, käyttöoikeuksien hallintaan ja väärinkäytösten ehkäisemiseen.

Yrityksen tai organisaation edustajien henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettu etu on yritysasiakkuuden hoitaminen, asiakasyrityksen tilausten toteuttaminen ja palvelun tietoturvan varmistaminen. Käsittely rajataan näihin tarkoituksiin tarpeellisiin tietoihin.

Jos asiakas on itse sopimusosapuolena oleva luonnollinen henkilö, esimerkiksi yksityinen elinkeinonharjoittaja, sopimuksen toteuttamiseen tarpeellinen käsittely perustuu sopimukseen tai sitä edeltäviin toimenpiteisiin (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Lakiin perustuva säilyttäminen ja viranomaisvelvoitteet perustuvat lakisääteiseen velvoitteeseen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Käyttöehtojen hyväksyminen ei ole henkilötietojen käsittelyä koskeva yleinen suostumus.

4 Tietolähteet ja tietojen antaminen

Tiedot saadaan asiakkaalta, asiakkaan nimeämiltä yhteyshenkilöiltä, SP Hygiene Innovations Oy:n pääkäyttäjältä tai asiakkuutta hoitavalta myyjältä. Käyttö- ja tapahtumatietoja syntyy palvelua käytettäessä. Henkilökunnan Microsoft-kirjautumisessa saadaan käyttäjän tunnistamiseen tarvittavat tiedot Microsoftin tunnistuspalvelusta.

Portaalin käyttö edellyttää asiakkuuden, käyttäjän ja käyttöoikeuden tunnistamiseen sekä tilausten toimittamiseen tarpeellisia tietoja. Jos näitä tietoja ei anneta, portaalia ei voida ottaa käyttöön tai tilausta käsitellä. Valinnaisten tietojen puuttuminen ei estä palvelun käyttöä.

5 Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoihin pääsevät vain työtehtäviensä perusteella niitä tarvitsevat SP Hygiene Innovations Oy:n henkilöt. Pääkäyttäjä hallinnoi asiakkuuksia ja käyttöoikeuksia. Myyjien pääsy rajataan heille valtuutettuihin asiakkaisiin.

Tietoja käsitellään myös teknisten palveluntarjoajien avulla: Hosticon hostingpalvelussa sekä Microsoft 365 -palveluissa henkilökunnan tunnistautumista ja sähköpostien käsittelyä varten. Palveluntarjoajat ja niiden alihankkijat voivat käsitellä tietoja tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa sovellettavien tietosuojasopimusten mukaisesti.

Tilauksen tiedot toimitetaan automaattisesti vain osoitteeseen info@sphi.fi. Asiakas voi halutessaan ilmoittaa tilauksen yhteydessä oman tai edustajansa sähköpostiosoitteen tilauskopion vastaanottamista varten. Asiakkaan tai edustajan osoitetta ei lisätä automaattisesti vastaanottajiin asiakasrekisteristä. Tietoja voidaan antaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää. Tietoja ei myydä.

6 Tietojen kansainvälinen käsittely

Palveluntarjoajien toimintaan voi liittyä henkilötietojen käsittelyä myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällaiset siirrot edellyttävät tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission päätöstä tietosuojan riittävyydestä tai komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja tarvittavia täydentäviä suojatoimia. Rekisteröity voi pyytää lisätietoja siirroista ja sovellettavista suojatoimista osoitteesta info@sphi.fi.

7 Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Asiakkuuden hoitoon tarvittavia asiakasportaalin tietoja säilytetään asiakkuuden ajan. Tarpeettomiksi muuttuneet yhteyshenkilö- ja käyttäjätiedot poistetaan tai päivitetään jo asiakkuuden aikana. Tietoturva- ja lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus ja mahdollisen häiriön tai väärinkäytöksen selvittäminen edellyttävät.

Asiakkuuden päättyessä kyseisen asiakkaan tiedot poistetaan portaalista. Jos asiakasportaali poistetaan kokonaan käytöstä, kaikki portaalin asiakastiedot poistetaan. Poisto käsittää myös asiakkaaseen liittyvät portaalin tilaus- ja yhteydenottotiedot. Portaalin poistaminen käytöstä ei itsessään päätä toimitussopimusta.

Varmuuskopioihin sisältyvät poistetut tiedot poistuvat varmuuskopioiden säilytysajan päättyessä. Varmuuskopioita käytetään vain palautukseen, eikä jo poistettuja tietoja palauteta pysyvästi aktiiviseen käyttöön.

Portaalista poistaminen ei koske muualla säilytettäviä laskutus- ja kirjanpitoaineistoja tai muita tietoja, joiden säilyttämiseen on erillinen lainmukainen peruste. Tällaisia tietoja säilytetään vain kyseisen velvoitteen tai perusteen edellyttämä aika. Myös portaalista lähetetyt sähköpostit kuuluvat vastaanottavien järjestelmien erillisten säilytyskäytäntöjen piiriin.

8 Tietojen suojaaminen ja evästeet

Tietoja suojataan käyttöoikeuksien rajauksella, salatulla verkkoyhteydellä ja palvelun ylläpitoon kuuluvilla tietoturvatoimilla. Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä. Asiakkaan tulee huolehtia omien tunnustensa suojaamisesta ja ilmoittaa epäillystä väärinkäytöstä viipymättä.

Portaali käyttää kirjautumisen ja istunnon ylläpitämiseen tarvittavia välttämättömiä evästeitä. Mahdollisista muista evästeistä ja niiden valinnoista kerrotaan erikseen ennen niiden käyttöönottoa.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa ja virheellisten tietojen korjaamista. Hän voi lain edellytysten täyttyessä pyytää tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Henkilöllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Tällöin käsittelyn jatkamisen edellytykset arvioidaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Oikeudet koskevat henkilön omia henkilötietoja.

Pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@sphi.fi. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa tarkoituksenmukaisella tavalla. Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Mahdollisesta lain sallimasta lisäajasta ilmoitetaan tämän ajan kuluessa.

10 Valvontaviranomainen ja automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Portaalissa ei tehdä henkilötietoihin perustuvaa automaattista päätöksentekoa, jolla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Automaattinen sopimushintojen ja säästöjen laskeminen perustuu asiakkaalle sovittuihin tuotetietoihin ja hinnoitteluun.

11 Selosteen päivittäminen

Selostetta päivitetään, jos henkilötietojen käsittely tai palvelu muuttuu. Ajantasainen seloste on saatavilla asiakasportaalissa ennen käyttöönottoa ja käytön aikana. Olennaisista käsittelyyn vaikuttavista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille asianmukaisesti.